Inventur - Hinweise zum Inventurablauf

Aus up2dateWIKI

Version vom 16:31, 15. Nov. 2016

Allgemeines:

Das Handelsrecht erlaubt die Durchführung der Inventur zu einem Stichtag oder als permanente Inventur.

Bei der permanenten Inventur muss jeder Lagerort mindestens einmal im laufenden Geschäftsjahr geprüft werden.

Bitte stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer ab, nach welcher Methode Sie vorgehen wollen und ob seinerseits besondere Anforderungen an die Inventur gestellt werden.

Während der Inventur muss der Bereich, in dem gerade die Inventur läuft, für den Zugriff durch Mitarbeiter gesperrt werden bis die Inventurdifferenzen bearbeitet sind.

Wird aus diesem Bereich ein Teil verkauft oder aus anderen Gründen entnommen, so muss dies mit dem Inventurverantwortlichen abgestimmt werden.

Inventurerfassung:

Zur Inventur werden je Lagerort alle Teile gescannt.

Der Scanner wird dazu im Inventurmodus genutzt. Als erstes wird der Lagerort erfasst, dann alle an diesem Lagerort befindlichen Teile.

Der Vorgang kann nacheinander mit beliebig vielen Lagerorten durchgeführt werden.

Es empfiehlt sich den Scanner regelmäßig auszulesen, um die erfassten Daten zu sichern.

Die Aufgabe desjenigen, der die Inventurerfassung durchführt, ist lediglich die sorgfältige Erfassung der Daten.

Inventurauswertung:

Die Inventurauswertung sollte nicht durch den Mitarbeiter erfolgen, der die Inventurerfassung durchgeführt hat.

Es empfiehlt sich die Inventurauswertung in kurzen Abständen durchzuführen, z.B. täglich (am Ende der Erfassung oder am nächsten Tag).

Über Inventur CSV-Export kann eine Liste mit allen Inventurdifferenzen des betreffenden Zeitabschnitts erstellt werden.

Als mögliche Abweichungen können Überbestände oder Fehlbestände vorkommen.

Als Fehlbestände können nur aktive Teile gelistet werden. Als Überbestand können auch (angeblich) verkaufte Teile aufgeführt sein.

Die Angaben zu den Inventurdifferenzen sollten stichprobenartig geprüft werden, um Erfassungsfehler beim Scanvorgang auszuschließen.

Die Korrektur der festgestellten Fehler erfolgt über den Änderungsimport Gebrauchtteile im Shop-Backoffice. Auf diese Funktion haben nur Administratoren Zugriff!

Schritt 1: Fehlbestände korrigieren

Alle Fehlbestände erhalten den Status "Missing" (fehlt).

Schritt 2: Umlagern und Status auf ausgebaut ändern

Alle Überbestände erhalten den Status "Disassambled" (ausgebaut) und werden auf den richtigen Lagerortcode umgebucht.

Im Logfile zum Import werden mögliche Fehler gelistet. Das sind insbesondere verkaufte und entsorgte Teile.

Verkaufte und entsorgte Teile können nicht reaktiviert werden, da dahinter ein abgeschlossener Workflow liegt.

Deshalb müssen diese Teile über den manuellen Zugang bzw. den Gebrauchtteiländerungsimport neu im System angelegt werden.

In einer späteren Version ist angedacht, beim manuellen Import die Daten von bereits erfassten Teilen zu kopieren und so die Erfassung zu beschleunigen.

Schritt 3: Gesamtauswertung

Zum Abschluss der Inventur wird über Inventur csv-Eport Läger eine Übersicht über den gesamten Inventurvorgang erzeugt.

Nach vollständiger Durchführung der Inventur müssen alle aktiven Lagerorte ein Scan-Datum im aktuellen Kalenderjahr haben.

Sollten in der Liste Lagerorte aufgeführt sein, die nicht mehr genutzt werden, so sollte in Zusammenarbeit mit KUMAsoft eine Bereinigung der Daten erfolgen. Aktuell kann dies nicht über die Oberfläche erfolgen.

Wie ist mit defekten Teilen umzugehen?

Werden im Rahmen der Inventur Teile gefunden, die nicht mehr verkaufsfähig (defekt) sind, so sind diese - wie alle anderen Teile - im Rahmen der Inventur aufzunehmen.

Nach dem Scan kann das betreffende Teil aus dem Lager genommen und der Verwertung zugeführt werden.

Die Etiketten der aussortierten Teile sollten täglich gesammelt werden. Nach Abschluss der Inventur-Korrekturbuchungen des betreffenden Tages können die Teile z.B. auf einen Sammellagerort gebucht werden. Der Status muss auf defekt gesetzt werden.

Nach Abschluss der Inventur werden alle Teile des Sammellagerortes über eine Entsorgungsliste entsorgt und damit im Betriebstagebuch als Materialausgang erfasst.