Inventur - Hinweise zum Inventurablauf
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Allgemeines:
Das Handelsrecht erlaubt die Durchführung der Inventur zu einem Stichtag oder als permanente Inventur.
Bei der permanenten Inventur muss jeder Lagerort mindestens einmal im laufenden Geschäftsjahr geprüft werden.
Bitte stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer ab, nach welcher Methode Sie vorgehen wollen und ob seinerseits besondere Anforderungen an die Inventur gestellt werden.
Während der Inventur muss der Bereich, in dem gerade die Inventur läuft, für den Zugriff durch Mitarbeiter gesperrt werden bis die Inventurdifferenzen bearbeitet sind.
Wird aus diesem Bereich ein Teil verkauft oder aus anderen Gründen entnommen, so muss dies mit dem Inventurverantwortlichen abgestimmt werden.
Empfehlung:
Die Inventurkorrekturen sollten nur durch einen oder wenige Mitarbeiter durchgeführt werden. Es empfiehlt sich hierzu einen eigenen Account zu verwenden. Hier sollte im Namen z.B. "Inventurkorrektur 2016" stehen. Im Feld Vorname kann (wenn die Aufgabe auf mehrere Mitarbeiter verteilt wird) der Name des Mitarbeiters eingetragen werden. Alle Inventurkorrekturen (Statusänderung und Umlagerung) werden bei Aktivierung der Logging-Daten protokolliert. In der Liste wird dann als Benutzer der Hinweis auf die Inventurkorrektur ausgegeben.
Inventurerfassung:
Zur Inventur werden je Lagerort alle Teile gescannt.
Der Scanner wird dazu im Inventurmodus genutzt. Als erstes wird der Lagerort erfasst, dann alle an diesem Lagerort befindlichen Teile.
Der Vorgang kann nacheinander mit beliebig vielen Lagerorten durchgeführt werden.
Es empfiehlt sich den Scanner regelmäßig auszulesen, um die erfassten Daten zu sichern.
Die Aufgabe desjenigen, der die Inventurerfassung durchführt, ist lediglich die sorgfältige Erfassung der Daten.
Inventurauswertung:
Die Inventurauswertung sollte nicht durch den Mitarbeiter erfolgen, der die Inventurerfassung durchgeführt hat.
Es empfiehlt sich die Inventurauswertung in kurzen Abständen durchzuführen, z.B. täglich (am Ende der Erfassung oder am nächsten Tag).
Über Inventur CSV-Export kann eine Liste mit allen Inventurdifferenzen des betreffenden Zeitabschnitts erstellt werden.
Die Inventurergebnisse der einzelnen Lagerorte können aber auch über den Menüpunkt "Inventurstatus" aufgerufen werden.
Als mögliche Abweichungen können Überbestände oder Fehlbestände vorkommen. Bei Bestandsabweichungen in einem Lagerort wird in der entsprechenden Zeile das Wort "Inventurdifferenzen" ausgegeben. Klickt man auf das Wort, so gelangt man in die Detailansicht.
Die Angaben zu den Inventurdifferenzen sollten stichprobenartig geprüft werden, um Erfassungsfehler beim Scanvorgang auszuschließen.
Schritt 1: Fehlbestände korrigieren
Die Bearbeitung der Inventurdifferenzen kann entweder über die Detailansicht für einen Lagerort oder über eine Massenoperation für mehrere markierte Lagerorte erfolgen.
Über einen Filter kann gezielt über den Korrekturstatus nach ungeprüften oder geprüften Vorgängen gesucht werden.
Die vorgeschlagenen Korrekturen können angenommen oder abgelehnt werden. In beiden Fällen wird der Korrekturvorgang mit einem grünen Haken als abgeschlossen markiert. Die Zeile wird dunkelblau unterlegt.
Alle Fehlbestände erhalten den Status "Missing" (fehlt). Überbestände werden auf den entsprechenden Lagerort umgebucht, der Status, wenn nötig, korrigiert.
Einen Sonderfall stellen gescannte Teile dar, die den Status "verkauft" oder "entsorgt" haben. Lt. System sind diese nicht mehr vorhanden, können also auch nicht mehr reaktiviert werden. Meist wurde hier in einem Verkaufs-/Entsrofungsvorgang statt des eigentlich verkauften/entsorgten Teils ein vergleichbares Teil entnommen. Bei diesen Beständen besteht die Möglichkeit mit einem Knopfdruck ein neues Teil anzulegen und alle Attribute des ursprünglichen Teils zu übernehmen. In der internen Bemerkung wird ein entsprechender Vermerk hinterlegt.
Schritt 2: Gesamtauswertung
Zum Abschluss der Inventur wird über Inventur csv-Eport Läger eine Übersicht über den gesamten Inventurvorgang erzeugt.
Nach vollständiger Durchführung der Inventur müssen alle aktiven Lagerorte ein Scan-Datum im aktuellen Kalenderjahr haben.
Sollten in der Liste Lagerorte aufgeführt sein, die nicht mehr genutzt werden, so sollte in Zusammenarbeit mit KUMAsoft eine Bereinigung der Daten erfolgen. Aktuell kann dies nicht über die Oberfläche erfolgen.
Wie ist mit defekten Teilen umzugehen?
Werden im Rahmen der Inventur Teile gefunden, die nicht mehr verkaufsfähig (defekt) sind, so sind diese - wie alle anderen Teile - im Rahmen der Inventur aufzunehmen.
Nach dem Scan kann das betreffende Teil aus dem Lager genommen und der Verwertung zugeführt werden.
Die Etiketten der aussortierten Teile sollten täglich gesammelt werden. Nach Abschluss der Inventur-Korrekturbuchungen des betreffenden Tages können die Teile z.B. auf einen Sammellagerort gebucht werden. Der Status muss auf defekt gesetzt werden.
Nach Abschluss der Inventur werden alle Teile des Sammellagerortes über eine Entsorgungsliste entsorgt und damit im Betriebstagebuch als Materialausgang erfasst.
